Pemesanan atau reservasi kamar hotel adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh tamu hotel untuk memesan sejumlah kamar dan fasilitas lain yang diperlukan pada masa yang akan datang serta diperoleh dari berbagai sumber reservasi. Yang dimaksud dengan sumber reservasi atau pemesanan kamar adalah asal-usul datangnya pemesanan kamar yang dibuat oleh berbagai pihak.
Dengan sumber-sumber reservasi kamar hotel sebagai berikut:
- Perusahaan
Perusahaan dapat dijadikan sebagai sumber pemesanan kamar hotel, perusahaan tersebut antara lain: perusahaan swasta, perusahaan asing, dan perusahaan gabungan.
- Biro atau Agen Perjalanan
Adalah sumber pesanan yang menangani masalah perjalanan dan penginapan bagi tamu yang ingin mendapatkan kenyamanan dan kelengkapan saat berlibur. Sumber reservasi kamar hotel dari travel agen dapat digolongkan menjadi dua, yaitu:
- FIT (Free Independent Traveler atau Free Individual Traveler)
- GIT (Group Inclusive Tour) atau orang-orang yang mengadakan perjalanan dalam suatu kelompok, biasanya di dalam GIT sudah termasuk paket perjalanan, minimal jumlah kamar dalam group sebanyak delapan kamar.
- Perusahaan Penerbangan
Sumber pemesanan kamar yang diperoleh dari perusahaan penerbangan, antara lain: awak kabin, kantor-kantor perwakilan maskapai penerbangan yang terdapat di berbagai wilayah baik dalam dan luar negeri.
- Kantor Pemerintahan
Pejabat pemerintahan, serta tamu yang berasal dari perusahaan negara atau BUMN. Juga tamu-tamu kenegaraan lainnya.
- Hotel Representative
Reservasi kamar hotel yang berasal dari kantor perwakilan hotel, seperti kantor perwakilan yang berada di bandar udara.
- Tamu Hotel
Tamu hotel juga sebagai salah satu sumber reservasi hotel, karena tamu dapat memesankan kamar hotel baik bagi diri sendiri mau pun bagi orang lain untuk rencana kunjungan berikutnya.
- Perusahaan Rental Mobil
Sistem reservasi kamar yang diperoleh dari perusahaan penyewaan mobil dan motor. Di mana tamu yang akan melakukan perjalanan wisata mencari tahu tempat penginapan melalui perusahaan penyewaan mobil dan motor tersebut.
- Central Reservation System
Sistem reservasi kamar hotel melalui jaringan komputer yang mana jaringan itu dapat diakses ke komputer, sehingga dapat melakukan pemesanan secara langsung. Ada beberapa jenis central reservation system, yaitu:
- An Affiliate Reservation, yaitu sebuah jaringan reservasi kamar untuk hotel yang memiliki mata rantai bisnis.
- A Hotel Chain’s Reservation System, contoh: Holidex (Holiday Inn Group), Maxial (Hyatt Group).
- Non-Chain Properties, contoh: LHW (Leading Hotel Of The World), SRS (Steigenberger Reservation Service).
- Non-Affiliate Network, yaitu jaringan pemesanan kamar yang tidak terikat mata rantai hotel.
- Individual Reservation
Reservasi kamar hotel untuk satu orang tamu atau satu keluarga. Pemesanan ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu atau agen. Harga yang diberikan adalah harga normal atau harga paket (normal rates, packages rates, dan family plan rates).
- Group Reservation
Biasanya dibuat oleh agen perjalanan atau perusahaan dan biasanya secara spesifik satu jenis kamar. Seringkali harga yang diberikan adalah harga diskon (discount rates atau group rates).
- Conference Reservation
Reservasi biasanya dilakukan untuk sebuah rombongan yang akan melakukan pertemuan di hotel dan biasanya dilakukan oleh sebuah organisasi, atau perusahaan. Harga yang diberikan biasanya harga komersial.
- Inter Sells Agencies
Perusahaan memberikan jasa pelayanan dalam segala sesuatu yang sifatnya reservasi seperti tiket pesawat, sewa mobil, hotel dan lain sebagainya.
